Una inspección de Sunafil puede llegar sin previo aviso. Por eso, es importante que las empresas no esperen a recibir una notificación para revisar sus obligaciones laborales. Cuando los documentos no están en orden o no reflejan lo que ocurre en el centro de trabajo, pueden surgir observaciones e incluso multas que pudieron evitarse.
Desde el área laboral de Senisse Abogados, compartimos algunas recomendaciones prácticas para que tu empresa se prepare y sepa cómo actuar frente a una fiscalización.
¿Cómo prepararte para una fiscalización de SUNAFIL?
Uno de los errores que vemos con frecuencia es empezar a buscar contratos, registros y constancias recién cuando llega el inspector. La prevención comienza mucho antes, revisando qué obligaciones corresponden a tu empresa y si realmente se están cumpliendo.
Entre los documentos laborales que conviene tener revisados y actualizados, según corresponda, están los siguientes:
- Contratos de trabajo. Si son a plazo fijo, deben explicar y sustentar la causa objetiva de la contratación.
- Constancias de alta de los trabajadores en el T-Registro.
- Registro de control de asistencia, físico o digital, cuando sea exigible.
- Boletas de pago y constancias que acrediten su entrega.
Otro punto que merece especial atención es la seguridad y salud en el trabajo (SST). No basta con contar con formatos: estos deben responder a los riesgos y actividades reales de la empresa. Dependiendo del número de trabajadores y de la actividad, es importante revisar:
- Reglamento Interno de Seguridad y Salud en el Trabajo (RISST), obligatorio, por regla general, para empleadores con 20 o más trabajadores.
- Matriz IPERC actualizada y ajustada a los riesgos de cada puesto de trabajo.
- Registros de capacitaciones en seguridad y salud en el trabajo.
- Actas del Comité de SST (20 o más trabajadores) o documentación del supervisor de SST (menos de 20 trabajadores).
- Exámenes médicos ocupacionales, conforme a las exigencias aplicables.
- Constancias de entrega de equipos de protección personal (EPP), cuando corresponda.
- Plan anual de seguridad y salud en el trabajo.
- Documentación de prevención y atención del hostigamiento sexual laboral.
- Actas del comité de intervención o documentación del delegado frente al hostigamiento sexual, según corresponda.
- Mapa de riesgos del centro de trabajo.
También es importante saber que, conforme al artículo 5 de la Ley General de Inspección del Trabajo, los inspectores pueden ingresar sin aviso previo a los centros de trabajo, a cualquier hora del día o de la noche. El ingreso a un domicilio particular requiere consentimiento expreso o autorización judicial.Ley General de inspección del trabajo
¿Cómo actuar durante una fiscalización de SUNAFIL?
Lo primero es mantener la calma, verificar la identificación del inspector y colaborar con la diligencia. La atención de la visita no debe postergarse: impedir el ingreso o generar demoras injustificadas puede dar lugar a una infracción por obstrucción a la labor inspectiva. Como regla, el ingreso debe permitirse dentro de los diez minutos de comunicada su presencia.
La persona que atienda al inspector debe estar identificada y conocer a quién acudir dentro de la empresa. Es preferible coordinar las respuestas y revisar los documentos antes de entregarlos, en lugar de brindar información apresurada o contradictoria.
Cuando Sunafil solicite información, hay que revisar qué se está pidiendo, a qué periodo corresponde y cuál es el plazo de entrega. La documentación debe ser completa, pertinente y consistente. Si existe alguna dificultad para reunirla, debe evaluarse oportunamente cómo comunicarla a la autoridad.
Al terminar la diligencia, revisa la constancia de actuaciones inspectivas. Allí deben quedar registrados los hechos relevantes, los documentos entregados y cualquier incidencia ocurrida durante la visita.
¿Qué otras actuaciones inspectivas realiza Sunafil?
No todas las fiscalizaciones comienzan con la visita de un inspector. El artículo 12 del Reglamento de la Ley General de Inspección del Trabajo contempla actuaciones como la comprobación de datos, la visita inspectiva, la comparecencia y los requerimientos de información.
En una comparecencia, Sunafil puede citar a la empresa o a su representante para solicitar explicaciones y documentos sobre los hechos investigados. Es importante asistir preparado, conocer el alcance de la investigación y revisar previamente la información que se presentará.
Mediante la comprobación de datos, la autoridad puede contrastar la información disponible en registros y sistemas públicos con los datos vinculados a la empresa.
Sunafil también puede solicitar documentos sin acudir al centro de trabajo, incluso a través de medios electrónicos. Por eso, revisar frecuentemente la casilla electrónica es fundamental para detectar las notificaciones y cumplir los plazos indicados.
Hay una diferencia importante, un requerimiento de información busca obtener documentos o explicaciones; una medida inspectiva de requerimiento busca que el empleador corrija un incumplimiento subsanable dentro del plazo otorgado. No atender adecuadamente una medida inspectiva puede generar consecuencias adicionales.
Recomendaciones finales
- Realiza revisiones preventivas de tus obligaciones laborales y de SST para detectar y corregir posibles incumplimientos antes de una inspección.
- Mantén tus contratos, registros, boletas y documentos de SST organizados, actualizados y acordes con la realidad de tu empresa.
- Designa y capacita a la persona que recibirá al inspector y coordinará la entrega de la información solicitada.
- Revisa con frecuencia la casilla electrónica de SUNAFIL para no pasar por alto notificaciones ni plazos.
- Busca asesoría laboral antes de responder un requerimiento o afrontar una comparecencia. En SENISSE ABOGADOS ayudamos a las empresas a identificar riesgos, ordenar su documentación y atender las fiscalizaciones con una estrategia adecuada.
